Praktiskt exempel på redovisningsprocessen

Generellt
Redovisningen utgår från att man hela tiden jobbar mot en kund och ett projekt. Detta även om man jobbar internt, då man redovisar mot det egna företaget som “kund”.

Uppdelning av kategorier sker genom projekt (t.ex. för städföretaget ACME så har vi Lokaler, Underhåll och Reception). Alltså något som bestämmer vad vi arbetar med.

Ytterligare en fördelning sker genom koder som bestämmer vad vi gör. Detta omfattar kanske administration, städning, putsning eller möten.

Vi ska därför ha en logisk struktur i både register men också för koder som gör att vi enkelt kan berätta vad vi gjort under dagen.

 

Register
Här bygger vi upp de olika projekt vi arbetar med, det sker löpande. Tanken är att redovisningarna på egen hand ska kunna berätta att “det handlar om detta”, med fritextkommentarerna som ett komplement till att mer i detalj upplysa om kringinformation.

ACME vill veta per lokal hur mycket tid som spenderats på vilka uppgifter. Detta är nog vad jag skulle kalla “rätt”. Användandet av koder bestämmer sedan vad ni gör gällande denna lokal, vilket vi kommer in på lite senare.

 

Koder
Dessa är arbetsbeskrivningen, som i högsta grad bestämmer att det som gjordes var städning, möte eller undersökning som exempel. Tanken är att ha alla typer av arbetsuppgifter inlagda som koder och dessa kan i vissa fall vara många fler än antalet projekt på en kund.

 

Redovisning
Redovisning sker mest optimalt på en löpande basis.

Jag börjar städa 1 timme på morgonen, detta redovisar jag när jag är klar. Om jag sedan på eftermiddagen städar ytterligare en timme ändrar jag den aktuella redovisningen och lägger till 1 timme.

Däremot så måste städningen gälla samma projekt om detta ska fungera. Om morgonens städning gäller lokaler och eftermiddagens städning gäller receptionen, så är det givetvis två olika redovisningar som ska skapas (två projekt, samma kod). En dags redovisningar ska innehålla lika många redovisningar som projekt och arbetsuppgifter man arbetat med/för. Enbart med projekt/koder kan man enkelt se vad som har gjorts.

 

Statistik
Följer man överstående principer kommer sammanställningar och statistik bli riktigt intressant att både för en själv titta på men också ur perspektivet som företagsledare. Detta kan t.ex. också indikera att Sven Svensson lägger ner för mycket tid på undersökning, eller kanske dokumentering osv.

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.
Powered by Zendesk